Sistema di Segnalazione degli Illeciti

I canali del Sistema di Segnalazione degli Illeciti per Gruppo Eurocar Italia

Il Sistema di Segnalazione degli Illeciti, c.d. “Whistleblower System”, consente di identificare in modo tempestivo le eventuali violazioni di Compliance che dovessero essere commesse ad opera di dipendenti appartenenti al Gruppo Volkswagen.

Affinché esso funzioni al meglio, è richiesta la supervisione di tutti, oltre alla disponibilità a segnalare l’avvenuta grave violazione di una disposizione normativa in presenza di un ragionevole sospetto sulla reale commissione della violazione stessa.

Vengono prese in considerazione anche le informazioni che giungono da partner commerciali, clienti e terze parti.

Possono essere fatte segnalazioni all’Ufficio di Indagine del Gruppo Volkswagen in qualsiasi momento e in qualsiasi lingua, tramite i canali di seguito indicati.

In via alternativa, può essere fatta una segnalazione anche all’Organismo di Vigilanza di Eurocar Italia, raggiungibile tramite email all’indirizzo: odv@eurocar.it.

Il Sistema di Segnalazione garantisce la migliore protezione possibile nei confronti dei Segnalanti e dei Soggetti Interessati. Una indagine viene iniziata solo dopo un attento esame dei fatti e solo in presenza di un ragionevole sospetto sull’avvenuta violazione. Durante tutta la procedura di indagine viene mantenuta una stretta confidenzialità e segretezza. Le informazioni vengano esaminate discretamente, tempestivamente e trattate come sensibili.

 

I canali del Sistema di Segnalazione degli Illeciti

Per raggiungere l’Ufficio di Indagine Centrale del Gruppo Volkswagen sono a disposizione i seguenti canali.

1) Contatto personale: Ufficio d’Indagine Centrale, Porschestrasse 1, 38440 Wolfsburg, Germany (mandare prima una comunicazione per fissare un appuntamento all’indirizzo io@volkswagen.de

2) Email: io@volkswagen.de

3) Posta: Ufficio d’Indagine Centrale, casella postale 1717, 38436 Wolfsburg, Germany

4) Telefono (hotline 24/7)

Potete fare una segnalazione utilizzando l’apposito numero verde internazionale gratuito: +800 444 46300*.

Se il vostro gestore telefonico non supporta il servizio di numero verde gratuito, potete chiamare il seguente numero a pagamento: +49 5361 946300.

*A seconda del paese dal quale chiamate, è possibile che il servizio di numero verde internazionale gratuito non sia disponibile perché non supportato dal gestore telefonico. In tal caso, utilizzate per favore il numero a pagamento indicato o il contatto del proprio paese.

5) Segnalazione online

Viene data la possibilità di usare una piattaforma internet per contattare l’Ufficio di Indagine, scambiare documentazione e avere un canale di comunicazione tramite una casella privata con gli avvocati che compongono il detto ufficio. Questo sistema è confidenziale e protetto. I Segnalanti possono decidere autonomamente e qualora lo desiderino di rivelare i loro nomi. E’ possibile effettuare anche segnalazioni anonime.

Avvertenza: anche se la vostra lingua utilizzata non è contenuta nella lista del canale di segnalazione, potete comunque utilizzare qualsiasi altra lingua per inoltrare la segnalazione. Potete inoltre contattare l’Ufficio di Indagine in qualsiasi lingua, sia tramite comunicazione elettronica che per posta. https://www.bkms-system.com/bkwebanon/report/clientInfo?cin=22vwgroup16

6) Ombusperson (I difensori civici)

“Ombudsperson” è un termine che deriva dallo svedese è significa mediatore o rappresentante legale. Il Dott. Rainer Buchert e Thomas Rohrbach, gli ombudspersons esterni nominati dal Gruppo Volkswagen, agiscono in qualità di consulenti speciali nel ricevere segnalazioni di potenziali violazioni di leggi o di istruzioni aziendali o qualsiasi altro tipo di condotta lesiva nel Gruppo. Essi agiscono, inoltre, rivedendo tali segnalazioni con riferimento alla plausibilità e alla concretezza. Si consultano, se necessario, con il Segnalante, qualora il suo nome sia reso noto. Infine, inviano tutte le informazioni che sono state concordate con il Segnalante all’Ufficio di Indagine per ulteriori valutazioni.

Tutte le informazioni vengono trattate in maniera confidenziale ed è il Segnalante che decide se proteggere la sua identità nei confronti del Gruppo. Gli ombudspersons nominati dal Gruppo assicurano che le segnalazioni provenienti da Segnalanti che non desiderano essere identificati dall’Azienda verranno inviate all’Ufficio di Indagine come anonime.

Se volete entrare in contatto con gli Ombudspersons di Volkswagen potete trovare i loro contatti sulla seguente homepage: http://www.ombudsmen-of-volkswagen.com/